Privacybeleid

Wie verwerkt je gegevens?

Lumello is een dienst van Thomas enterprises I B.V. (KvK 88064824), gevestigd in Nederland. We hebben twee rollen, en die houden we gescheiden. Voor de gegevens die een salon in Lumello zet (over de salon zelf en over haar klanten) is de salon verwerkingsverantwoordelijke en is Lumello verwerker: we verwerken die gegevens alleen in opdracht van de salon, volgens de verwerkersovereenkomst. Voor de gegevens van de salonhouder als onze klant (het account, het abonnement, de facturatie) en voor bezoekers van lumello.nl is Lumello zelf verwerkingsverantwoordelijke.

• Thomas enterprises I B.V., KvK 88064824
• Adres: Startbaan 788, 1187 XR Amstelveen
• E-mail: lumello@thomas-enterprise.nl

Welke gegevens verwerken we?

Dat hangt ervan af wie je bent.

• Salonhouders en medewerkers: naam, e-mailadres en wachtwoord voor het inloggen, de bedrijfsgegevens die je zelf invult (salonnaam, adres, KvK-nummer) en de gegevens van je abonnement en betalingen.
• Klanten van een salon: naam, e-mailadres, telefoonnummer, de afspraken die geboekt zijn en de notities die de salon bij een klant zet. Die gegevens zet de salon in Lumello; wij bewaren en tonen ze voor de salon.
• Klanten die iets bestellen in de webshop van een salon: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de bestelling en de betaalstatus. De salon is verantwoordelijk voor de bestelling; wij verwerken de gegevens in opdracht van de salon. De betaling zelf loopt via Mollie.
• Bezoekers van de salonwebsite van een salon: de technische gegevens die nodig zijn om de pagina te tonen, zoals je IP-adres, en wat je invult als je een afspraak maakt. Wij tonen die website in opdracht van de salon.
• Bezoekers van lumello.nl: wat je invult in het contact- of aanmeldformulier. Cookies van Google Analytics, Google Ads en de Meta-pixel komen er pas bij als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft.
• Gebruikers van de Lumello-app: zet je meldingen aan, dan bewaren we een pushtoken van je toestel. Dat token is het adres waar een melding heen mag; het zegt verder niets over jou.

Waarvoor gebruiken we ze?

Alleen om de dienst te leveren en te ondersteunen:

• De software laten werken: agenda, afspraken, klantenkaarten en kassa.
• Bevestigingen en herinneringen per e-mail sturen naar klanten van de salon.
• Bestellingen in de webshop van een salon afhandelen en de betaling doorgeven aan Mollie.
• De salonwebsite van een salon tonen aan bezoekers.
• Een melding naar de app sturen als er online een afspraak geboekt wordt.
• Het abonnement, de facturen en de betalingen afhandelen.
• Je vragen aan ons beantwoorden.
• Zien hoe lumello.nl gebruikt wordt: statistieken via Google Analytics, alleen als je daar toestemming voor geeft.
• Advertentie- en conversiemeting: meten welke advertentie tot een aanmelding of een betaald abonnement leidt, zodat we weten welke advertenties werken. Bij een betaling melden wij die conversie vanaf onze eigen server, met het bedrag en het transactienummer van de betaling. Dat gebeurt dus ook als je de cookies geweigerd hebt.
• Advertentiemeting via Meta (Facebook en Instagram), alleen als je in de cookiemelding "Accepteren" kiest: meten welke advertenties aanmeldingen opleveren. In je browser plaatst de Meta-pixel daarvoor cookies. Maak je een proefaccount aan, dan melden wij dat ook vanaf onze eigen server aan Meta, met je e-mailadres in gehashte vorm, je IP-adres, je browsergegevens en die Meta-cookies. Gehasht betekent dat je e-mailadres is omgezet in een code. Meta vergelijkt die code met de e-mailadressen van eigen gebruikers, zodat Meta je aanmelding aan een advertentie kan koppelen als je een Facebook- of Instagram-account hebt. Geen naam, telefoonnummer of salonnaam. Kies je "Alleen noodzakelijk", dan gebeurt dit allemaal niet.

We verkopen geen gegevens en we gebruiken de klantgegevens van een salon niet voor onze eigen marketing. We zetten geen AI-diensten in om de gegevens van salons of hun klanten te verwerken.

Hoe lang bewaren we ze?

De gegevens blijven bewaard zolang het account bestaat. Zeg je op, dan stopt de dienst, maar er is geen automatische opschoning die je gegevens daarna vanzelf wist: verwijderen gebeurt op verzoek. Als medewerker doe je dat zelf via Account verwijderen in de Lumello-app. Je account wordt na 14 dagen definitief verwijderd; log in die periode in om het te annuleren. Je wordt direct op al je apparaten uitgelogd. Als eigenaar mail je lumello@thomas-enterprise.nl, dan verwijderen wij het account en de bijbehorende salonadministratie. Exporteren van je gegevens kan op verzoek. Facturen en betaalgegevens bewaren we daarna nog zolang de wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie loopt. Gegevens die een salon zelf verwijdert (een klant, een afspraak, een notitie) zijn daarmee weg uit Lumello. Van de database en de bestanden maken we elke nacht een versleutelde back-up bij Hetzner in Duitsland. Die back-ups bewaren we ongeveer zeven maanden; daarna worden ze automatisch overschreven. Een verwijderd gegeven kan dus nog tot ongeveer zeven maanden in een back-up staan.

Wie verwerken er mee?

Een deel van de uitvoering besteden we uit. Dit zijn de partijen die daarbij gegevens kunnen verwerken:

• Hostinger International Ltd.: de VPS waarop lumello.nl, de webapplicatie, de database en de bestandsopslag draaien. Hier staan vrijwel alle gegevens van de dienst, in een datacenter in Frankfurt, Duitsland.
• Hetzner Online GmbH (Duitsland): de Storage Box met de versleutelde back-ups, in Falkenstein, Duitsland. Hetzner kan de inhoud niet lezen: de back-ups worden versleuteld voordat ze onze server verlaten.
• Mollie: betalingen, namelijk je abonnement en bij salons die het aanzetten ook de betalingen van hun klanten.
• Resend: verzending van e-mail, zoals bevestigingen, herinneringen en berichten over je account.
• Expo: bezorging van pushmeldingen naar de Lumello-app, alleen als je meldingen toestaat.
• Google Analytics: bezoekstatistieken van lumello.nl, alleen na je toestemming via de cookiemelding.
• Google Ads: advertentie- en conversiemeting. In je browser gebeurt dat alleen na je toestemming. De conversiemeting bij een betaling loopt echter vanaf onze eigen server (met het betaalde bedrag en het transactienummer van de betaling) en staat daarmee los van je cookiekeuze.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland): advertentiemeting voor Facebook en Instagram, alleen na je toestemming via de cookiemelding. Dat gaat via de Meta-pixel in je browser en, als je een proefaccount aanmaakt, via een melding vanaf onze server met je gehashte e-mailadres, IP-adres en browsergegevens. Meta is hierbij geen gewone verwerker in onze opdracht: voor deze meting zijn wij en Meta samen verantwoordelijk, en Meta gebruikt de gegevens ook voor eigen doelen, zoals het verbeteren van zijn advertenties. Hoe Meta daarmee omgaat, staat in het privacybeleid van Meta.

Opslaglocatie en verwerkingsregio: de server staat in Frankfurt, Duitsland en de back-ups staan in Duitsland. Resend, Expo en Google zijn gevestigd in de Verenigde Staten, en Meta (Ierland) kan gegevens ook daar verwerken; gegevens die zij verwerken kunnen daar terechtkomen. Voor die doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte steunen we op het EU-US Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Koppelt een salon zelf een boekhoudpakket aan Lumello (zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden), dan sturen we de gegevens die daarvoor nodig zijn naar dat pakket. Dat pakket kiest de salon zelf; de afspraken daarover maakt de salon met die partij.

Cookies en statistieken

Lumello zet cookies die nodig zijn om in te loggen en je keuzes te onthouden; die staan altijd aan, want zonder werkt de dienst niet. Daarnaast gebruiken we Google Analytics (bezoekstatistieken) en de Google Ads-tag (advertentie- en conversiemeting). Het gtag-script van Google wordt altijd geladen, maar staat standaard op geweigerd (Google Consent Mode v2): zonder jouw akkoord worden er geen analytics- of advertentiecookies geplaatst en wordt er niets aan je advertentieprofiel gekoppeld. Met je akkoord laden we ook de Meta-pixel (advertentiemeting voor Facebook en Instagram); zonder akkoord wordt die helemaal niet geladen en sturen we ook bij een aanmelding niets naar Meta. Klik je in de cookiemelding op accepteren, dan zetten we die toestemming op verleend; weiger je, dan blijft alles geweigerd en werkt de site verder gewoon. Je keuze wordt in je eigen browser bewaard; wis je die, dan vragen we het opnieuw.

Het volledige cookiebeleid staat hier.

Meting per bron

Als je een salon aanmaakt, leggen we vast via welke bron je bij Lumello kwam. Doel: zien welke advertenties, links en pagina's nieuwe salons opleveren, zodat we ons advertentiebudget goed besteden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze eigen marketing te meten. We kijken naar aantallen per bron, niet naar wat jij op internet doet.

• Wat we vastleggen: de utm-tags uit de link waarmee je binnenkwam (bron, medium, campagne, inhoud), of je via een advertentie van Google, Meta of TikTok kwam (alleen ja of nee), de pagina waarop je binnenkwam, de naam van de verwijzende website, de doelgroeppagina (kapper, barbier, nagelstudio of schoonheidssalon), het moment van je eerste bezoek en je antwoord op "Hoe heb je Lumello gevonden?" als je dat invult.
• Wat we niet vastleggen: je IP-adres, je browser of apparaat, de volledige link, zoekwoorden, de klik-ID van een advertentieplatform, of waarden die op een e-mailadres of telefoonnummer lijken.
• Tot je een salon aanmaakt staat dit alleen in je eigen browser (zie het cookiebeleid). Kies je "Alleen noodzakelijk", dan wordt het daar gewist.
• Bij het aanmaken koppelen we het aan je salonaccount. We bewaren het 24 maanden en verwijderen het daarna. Wordt je salon eerder verwijderd, dan gaat het mee; op verzoek verwijderen we het eerder.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking. Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• Ben je medewerker van een salon, dan kun je je eigen account verwijderen in de Lumello-app, onder Account verwijderen. Je account wordt na 14 dagen definitief verwijderd. Log in die periode in om het te annuleren. Je medewerkersprofiel blijft bij de salon staan, maar is daarna niet meer aan jou gekoppeld.
• Ben je eigenaar van een salon, dan kan verwijderen niet vanzelf: de administratie van de salon hangt eraan. Mail lumello@thomas-enterprise.nl, dan regelen we het.
• Ben je klant van een salon en wil je weten wat er over je vastligt of dat het weg moet, vraag het dan aan je salon, die beslist daarover. Kom je er niet uit, mail dan lumello@thomas-enterprise.nl.

Contact

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail lumello@thomas-enterprise.nl of gebruik het contactformulier. Je krijgt binnen één werkdag antwoord.